Polityka prywatności serwisu internetowego

1. Definicje

1.1.    Administrator – RentPlanet Apartments sp. z o.o., z siedzibą we Wrocławiu przy ulicy Św. Mikołaja 7, 50-1125 Wrocław, o numerze REGON: 366364260, NIP: 5223081618, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000658841.

1.2.    Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.

1.3.    Polityka – niniejsza Polityka prywatności.

1.4.    RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

1.5.    Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem www.rentplanet.pl

1.6.    Przetwarzanie danych osobowych – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, w tym m.in. zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

1.7.    Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej albo kilku usług czy funkcjonalności opisanych w Polityce.

2. Przetwarzanie Danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu

2.1.    W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnie oferowanych usług. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania Danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z Serwisu przez Użytkownika.

2.2.    W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych:

Kamil Durnaś
e-mail: iod@rentplanetapartments.pl

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania Danych osobowych w Serwisie

3.1.    Dane osobowe Użytkowników korzystających z Serwisu przetwarzane są przez Administratora:

• w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniania Użytkownikom treści gromadzonych w Serwisie, tj. m.in. w celu świadczenia usług najmu krótko- i średnioterminowego apartamentów – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• w celu ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw,
• w celu umożliwienia kontaktu z Administratorem za pośrednictwem numeru telefonu lub poprzez formularz kontaktowy – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• w celu przekazywania Użytkownikowi informacji o ofertach, promocjach, rabatach i aktualnościach – podstawą prawną jest wtedy udzielona przez Ciebie zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
• w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze polegających m.in. na prowadzeniu rachunkowości i dokumentacji księgowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

4. Pliki cookies

Administrator w ramach Serwisu korzysta z plików cookie. Cele i zasady dotyczące korzystania z plików cookie znajdują się w Polityce Plików cookie: https://www.rentplanet.pl/wp-content/uploads/2024/03/Polityka-cookies.pdf

5. Kategorie przetwarzanych danych

5.1.    Administrator przetwarza następujące kategorie danych Użytkownika:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres korespondencyjny,
• adres zamieszkania,
• PESEL / nr paszportu,
• termin pobytu,
• dane do płatności (adres rozliczeniowy, numer rachunku bankowego, numer karty płatniczej).

5.2.    Podanie powyższych Danych osobowych jest dobrowolne i nieodpłatne, jednakże ich niepodanie uniemożliwi rejestrację w Serwisie i korzystanie z niektórych Usług wskazanych w Regulaminie Serwisu.

5.3.    Zgodnie z zasadą minimalizacji przetwarzamy wyłącznie te kategorie Danych osobowych, które są niezbędne do osiągnięcia celów, o których mowa w pkt. 3 powyżej.

5.4.    Administrator jest uprawniony do przeprowadzenia weryfikacji Danych osobowych podanych przez Użytkownika w celu ustalenia czy dane te są zgodne z prawdą.

6. Okres przetwarzania Danych osobowych

6.1.    Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi lub wykonywanej umowy i celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są przez czas świadczenia usługi, do czasu wycofania wyrażonej zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora.

6.2.    Dane osobowe są przetwarzane w szczególności przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania danych, tj:

• przy wykonaniu umów zawartych z Użytkownikiem przez okres obowiązywania umowy;
• do skutecznego utrzymywania komunikacji z Użytkownikiem, w tym do momentu udzielenia Użytkownikowi wszelkich żądanych informacji, a także przez okres 1 roku od dnia wyrażenia woli kontaktu;
• dla prowadzenia działalności marketingowej przez Administratora – przez czas wskazany w wyrażonej przez Użytkownika zgodzie lub do momentu wycofania zgody przez Użytkownika;
• dla dokonania rozliczeń podatkowych dotyczących Użytkownika,
• w celu spełnienia obowiązku wymaganego prawem, związanego z okresem przechowywania dokumentacji podatkowej i rachunkowej – przez okres 5 lat liczony od końca roku, którego te dokumenty dotyczą;

6.3.   Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane przez czas wskazany w treści zgody lub do momentu cofnięcia zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność przetwarzania Danych osobowych, którego dokonano na podstawie zgody udzielonej przed jej cofnięciem.

6.3.    Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresów przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane.

7. Uprawnienia Użytkownika

7.1.    Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną Danych osobowych.

7.2.    Użytkownikowi przysługuje również prawo wniesienia sprzeciwu, z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją, względem przetwarzania danych, które odbywa się w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora.

8. Odbiorcy Danych osobowych

8.2.    W związku z realizacją usług Dane osobowe będą ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom usług IT pozwalającym na prawidłowe korzystanie z Serwisu.

8.3.    Odbiorcami Danych osobowych mogą być również:

• RentPlanet S.A. z siedzibą i adresem: 50-125 Wrocław, ul. Św. Mikołaja 7; KRS: 0001044568,
• pracownicy, zleceniobiorcy, podwykonawcy i inne osoby zatrudnione lub
  współpracujące z Administratorem;
• biura rachunkowe współpracujące z Administratorem;
• kancelarie prawne współpracujące z Administratorem;
• podmioty świadczące usługi informatyczne na rzecz Administratora, w tym w
  szczególności usługi hostingu stron internetowych i usługi poczty e-mail;
• podmioty świadczące usługi marketingowe na rzecz Administratora;
• podmioty uczestniczące w dokonywaniu rozliczeń, w tym dostawcy systemów
  fakturowych, systemy płatności online i banki;
• podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie;
• podmioty dostarczające systemy do rezerwacji apartamentów online,
• podmioty świadczące usługi marketingowe,
• organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

8.4.    W przypadku uzyskania zgody Użytkownika jego dane mogą zostać także udostępnione innym podmiotom do ich własnych celów, w tym celów marketingowych.

8.5.    Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

9. Przekazywanie Danych osobowych poza EOG

9.1.    Dane osobowe Użytkownika mogą być przekazywane poza EOG w przypadkach określonych w Polityce Plików Cookie, jedynie w przypadku, gdy zostanie wyrażona na to odrębna zgodę.

10. Bezpieczeństwo Danych osobowych

10.1.  Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że Dane osobowe przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na Danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.

10.2.  Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.

10.3.   Niniejsza Polityka prywatności nie ma zastosowania do stron internetowych osób trzecich połączonych linkami na Serwisie Administratora. Nie możemy zagwarantować, że te strony trzecie przetwarzają Twoje dane osobowe w sposób niezawodny lub bezpieczny. Zalecamy zapoznanie się z oświadczeniami o ochronie prywatności tych witryn przed rozpoczęciem korzystania z nich.

11. Kontakt z Administratorem

11.1.   W przypadku chęci uzyskania dodatkowych informacji dotyczących sposobu i zakresu przetwarzania Twoich danych osobowych przez Administratora, prosimy o kontakt bezpośrednio z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych za pośrednictwem wiadomości e-mail na adres:
iod@rentplanetapartments.pl

12. Zmiany Polityki prywatności

12.1.  Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. O wszelkich zmianach Polityki Użytkownik będzie aktywnie informowany, gdy tylko będzie to możliwe.

12.2.  Inne dokumenty związane z ochroną danych osobowych znajdują się na stronie: https://www.rentplanet.pl/polityka-rodo/

12.2.  Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od 15.03.2024 r.