Na co zwrócić uwagę, kiedy odbieramy mieszkanie po najmie?

Kiedy kończy się umowa najmu z najemcą i nie planujemy jej przedłużenia, trzeba przygotować się do właściwego odbioru nieruchomości. W artykule przedstawimy krok po kroku wszystkie działania związane z tym procesem. Przedstawimy obowiązki właściciela oraz najemcy w toku zwrotu nieruchomości. Pokażemy, w jaki sposób uniknąć błędów, które mogą w przyszłości obciążyć strony najmu. 

Jak prawidłowo odebrać mieszkanie od najemcy — zdanie mieszkania po wynajmie.

Prawidłowe odebranie mieszkania po wynajmie jest tak samo ważne, jak zawierana wcześniej umowa najmu. Dla osób, które wynajmują prywatnie mieszkanie po raz pierwszy, może to być trudna i bolesna sprawa. RentPlanet, który specjalizuje się w najmie, wie, jak prawidłowo odebrać mieszkanie od najemcy.

Pamiętajmy, że lokal nie może być oddany w stanie gorszym, niż wynikałoby to z jego  prawidłowego użytkowania. Równie istotny jest termin zdania mieszkania wynajmowanego  oraz uporządkowanie wszystkich dokumentów i płatności związanych z okresem najmu. Zdarza się, że konieczne jest przepisanie liczników czy sprawdzenie statusu płaconego przez lokatora czynszu. 

Co powinno zawierać odpowiednie przygotowanie do odbioru po najmie?

Przygotowanie do odbioru mieszkania rozpoczyna się zazwyczaj około półtora miesiąca przed planowanym zakończeniem najmu. Aby proces przebiegł sprawnie, należy pamiętać o podstawowych zasadach. Uchronią one właściciela przed niepotrzebnymi kłopotami związanymi z rozliczeniem najmu.

Pierwszym krokiem jest sięgnięcie do zapisów umowy najmu. Precyzuje ona dokładnie obowiązki obu stron, termin wypowiedzenia czy kwestie dopuszczalnego zużycia lokalu po zakończeniu najmu. Następnie umawiamy się z najemcą na spotkanie w mieszkaniu celem jego dokładnego obejrzenia. Trzeba sobie zarezerwować czas i przygotować protokół zdawczo-odbiorczy z dnia zawierania umowy najmu. A także wszystkie dokumenty związane z mieszkaniem, takie jak rachunki za media czy opłaty czynszu.

Zanim odbierzemy mieszkanie, zalecane są dokładne oględziny pomieszczeń i kontrola stanu sprzętów. Właściciel musi przetestować wyposażenie AGD i RTV sprawdzając, czy wszystko działa. Doradzane są również oględziny oraz weryfikacja kondycji mebli i innych przedmiotów zlokalizowanych w mieszkaniu. Często wystarczy dokładne posprzątanie czy naprawa drobnych usterek. Większość lokatorów wykonuje te naprawy we własnym zakresie, dzięki czemu nie są obciążani kosztami napraw.

Na koniec ustalamy z najemcą wszystkie szczegóły, w tym termin przekazania apartamentu. Odpowiednie przygotowanie do odbioru mieszkania po najmie to gwarancja dobrych relacji obu stron w przyszłości czy polecenie wynajmującego następnych lokatorom. Jeżeli nie mamy pewności, jak poprawnie przeprowadzić wszystkie działania, warto skontaktować się z RentPlanet.

Jak powinna przebiegać wizyta przed odbiorem mieszkania po najmie?

Nawet jeżeli najem przebiegał bez zakłóceń, przed zakończeniem umowy konieczna jest wizyta i dokładne oględziny mieszkania. Co ważne, takie spotkanie odbywa się przed zakończeniem wynajmu, najlepiej miesiąc wcześniej. Dzięki temu lokator ma czas na ewentualne naprawienie szkód czy uporządkowanie lokalu.

O czym należy pamiętać podczas wizyty przed zdaniem mieszkania po wynajmie:

• Termin – wizyta powinna być umówiona z podaniem konkretnej daty i godziny. Niedopuszczalna jest wizytacja bez obecności lokatora z naruszeniem jego prawa do prywatności. Trzeba też zarezerwować sobie odpowiednią ilość czasu na dokładne oględziny mieszkania.
• Lista pytań – aby niczego nie pominąć, przydatna jest przygotowana wcześniej lista pytań. Dotyczy ona stanu mieszkania, usuwania drobnych usterek, zgłaszanych potrzeb napraw czy awarii. Ważne są wszystkie kwestie związane ze stanem mieszkania po okresie najmu.
• Oględziny lokalu to najważniejszy aspekt wizyty. Zaczyna się od ogólnej inspekcji czystości całego mieszkania, zabrudzenia ścian, okien czy startych paneli na podłogach. Potem trzeba dokładnie obejrzeć wszystkie pomieszczenia. W kuchni sprawdzamy działające baterie, stan szafek i szuflad oraz sprzętów AGD. Zaglądamy do piekarnika i lodówki. Włączamy urządzenia kuchenne i sprawdzamy, czy działają. W łazience i toalecie kontrolujemy baterie, prysznic czy wannę, zwracając uwagę na pęknięcia i złamania. Oglądamy lampy i oświetlenie w mieszkaniu, dokładnie weryfikujemy stan kontaktów i gniazdek elektrycznych. Warto obejrzeć meble pod kątem ich nadmiernego zniszczenia. Zdarzają się złamane łóżka czy wypalone dziury w tapicerkach kanap. Na koniec zweryfikujmy listę wyposażenia, czy niczego nie brakuje.
• Protokół zdawczo odbiorczy spisujemy z najemcą na zakończenie wizyty. Wystarczy  odręcznie napisany dokument opisujący stan mieszkania, ewentualne zniszczenia czy dokonane zmiany w trakcie wynajmu. Dzięki takiemu raportowi najemca wie, co powinien poprawić w mieszkaniu przed zakończeniem umowy. Właściciel zyskuje wiedzę o stanie nieruchomości i niezbędnych pracach przed przyjęciem kolejnego lokatora. 
• Rachunki – wizyta to również okazja do sprawdzenia stanu wszystkich płatności za media oraz czynsz.
• Lista zadań – na zakończenia spotkania, strony powinny ustalić termin i zakres czynności przed odbiorem mieszkania. Mogą one dotyczyć doprowadzenia mieszkania do pierwotnego stanu, wykonania drobnych napraw i uregulowania zaległych opłat.

WAŻNE! Zgodnie z przepisami prawa „po zakończeniu najmu najemca obowiązany jest zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym; jednakże nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania”.

Pamiętajmy! RentPlanet, który profesjonalnie zarządza najmem powierzonych mu nieruchomości, prowadzi w imieniu właściciela wszystkie procesy dotyczące odbioru lokalu po najmie.

Jaka dokumentacja jest potrzebna przy zdaniu mieszkania po wynajmie? Czy niezbędny jest protokół?

Podstawowa dokumentacja wymagana jest przy zawieraniu umowy najmu oraz jej rozwiązaniu. Odpowiednio przygotowane pokwitowania chronią obie strony przed niepotrzebnymi niedomówieniami i nieuzasadnionymi roszczeniami w przyszłości.

O czym warto pamiętać:

• Umowa najmu reguluje zasady dotyczące wynajmowania mieszkania. Określa wymiar czynszu, terminy płatności za media czy wysokość kaucji. Zanim poprosimy lokatora o opuszczenie mieszkania, zerknijmy do zapisów tego dokumentu. 
• Protokół zdawczo-odbiorczy to jeden z najważniejszych dokumentów zawieranych na początku i na końcu umowy najmu nieruchomości. Szczegółowo opisuje stan techniczny i wygląd mieszkania. Zawiera również spis wszystkich urządzeń i sprzętów znajdujących się w lokalu. Protokół zdawczo – odbiorczy zawiera dane najemcy i właściciela, adres i numer lokalu oraz datę, kiedy nastąpiło przekazanie lokalu i ostateczne zdanie mieszkania po wynajmie.
• Opłacony czynsz — przy odbiorze mieszkania warto przygotować dokumenty potwierdzające uregulowany czynsz i inne płatności związane z najmem — wystarczy wyciąg z konta z banku. Płatności powinny mieć daty na koniec umowy najmu.
• Opłacone media – należy przygotować do wglądu wszystkie rachunki potwierdzające opłacone media przez stronę, która w umowie zobowiązała się do ich regulowania.
• Instrukcje obsługi urządzeń/informatory — jeżeli właściciel przekazał najemcy instrukcje użytkowania czy obsługi sprzętów AGD/RTV znajdujących się w lokalu, książki serwisowe czy inne informatory — przygotujmy je. Będzie z nich korzystał następny lokator.
• Naprawy – zdarza się, że lokator za zgodą właściciela dokonuje zmian w mieszkaniu (drobny remont, wymiana sprzętu). Na zakończenie umowy powinien przekazać właścicielowi dokumentację wykonanych przeróbek. Może to być instrukcja obsługi zakupionej kuchenki czy informacja o nowym usytuowaniu przewodów elektrycznych.
• Klucze – najemca oddaje właścicielowi wszystkie komplety kluczy do mieszkania, komórek lokatorskich, garażu i innych zamykanych pomieszczeń. 

WAŻNE. Wymienione wyżej dokumenty szykujemy przed wizytą zdawczo – odbiorczą w mieszkaniu. Sprawdzamy i wyjaśniamy szczegóły podczas jej przebiegu.

Rozliczenie mediów

W zawieranych umowach najmu najczęściej wydzielane są opłaty tytułem czynszu i mediów. Strony umawiają się, kto będzie płacił za zużycie wody czy prądu. Ustalają również sposób wzajemnego rozliczania. Na zakończenie okresu najmu należy uregulować te należności.

Aby prawidłowo przejść cały proces, specjaliści z RentPlanet sprawdzają następujące rzeczy:

• Odczyt liczników — zanim lokator opuści mieszkanie, trzeba odczytać liczniki prądu, gazu, zimnej i ciepłej wody oraz ciepła. Odczyt można wykonać wspólnie przez najemcę i wynajmującego, przedstawiciela wspólnoty mieszkaniowej czy spółdzielni.
• Rachunki — na zakończenie umowy najmu należy przygotować rachunki za media. Przedstawia je ta strona, która zgodnie z umową płaciła za dostawy mediów – najemca lub wynajmujący.
• Terminy płatności — strony powinny sprawdzić, czy wszystkie rachunki są opłacone zgodnie z umową. Jeżeli opłaty miał wnosić najemca, właściciel lokalu powinien sprawdzić, czy opłaty są uregulowane. Jeżeli za media miał płacić właściciel i obciążać później lokatora, ten ostatni powinien sprawdzić stan i wysokość ostatnich opłat. 
• Potwierdzenie płatności — ostatnim krokiem jest przekazanie rozliczenia mediów. 

Sposoby bilansu mediów i terminy płatności ustala się w umowie najmu. Pamiętajmy, że właściciel lokalu może potrącić z kaucji kwoty nieuregulowanej przez lokatora zapłaty za media. To prawo właściciela w zdaniu mieszkania po wynajmie. 

Rozliczenie kaucji 

Kaucja jest zabezpieczeniem właściciela mieszkania w przypadku zniszczenia lokalu przez wynajmującego. Z tej opłaty wykonywane są niezbędne naprawy, tak aby nieruchomość ponownie nadawała się do użytku. Kaucja, o ile mieszkanie zwalniane jest po okresie najmu w nie budzącym zastrzeżeń stanie, pozwala lokatorowi odzyskać więcej, niż zapłacił na początku. Wynika to z obowiązku jej waloryzacji.

Wysokość kaucji zależy od kilku czynników, takich jak standard wykończenia i wyposażenie mieszkania, lokalizacja, okres najmu i oczywiście zapisy w zawartej umowie najmu. Za lokal o podwyższonym standardzie z drogimi nowymi sprzętami AGD i RTV, ekskluzywnymi meblami czy lampami, kaucja będzie wyższa niż w przypadku mieszkania w średnim standardzie. Odpowiednio wyższa kwota jest zabezpieczeniem wynajmującego przed kradzieżą sprzętów czy zniszczeniem wartościowych mebli.

Zgodnie z polskim prawem, maksymalna kwota kaucji może wynosić dwunastokrotność miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zawarcia umowy. Wyjątkiem jest tzw. najem okazjonalny i instytucjonalny, w przypadku których wysokość kaucji nie może przekroczyć wartości półrocznego czynszu (6 miesięcy). W praktyce tak wysokie kaucje pobierane są raczej rzadko. Zwyczajowo, najemca płaci trzykrotność miesięcznego czynszu.

Opłata ta powinna wrócić do najemcy w ciągu 30 dni od dnia zakończenia umowy najmu. Kwota może być pomniejszona o niezbędne nakłady poniesione na naprawienie zniszczeń powstałych w okresie najmu. Jeżeli takiej konieczności nie ma, lokator powinien otrzymać zwrot kaucji powiększonej o należną waloryzację. Przepisy mówią, że zwrot zwaloryzowanej kaucji następuje w kwocie równej iloczynowi kwoty miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zwrotu kaucji i krotności czynszu przyjętej przy pobieraniu kaucji, jednak w kwocie nie niższej niż kaucja pobrana.

Jak w praktyce wyliczyć wysokość waloryzacji ? Przykładowo, miesięczny czynsz za mieszkanie wynosił 3 000 zł, a właściciel pobrał od najmującego 6 000 zł kaucji. W dniu rozwiązania umowy czynsz wynosił 4 000 zł za miesiąc. Dzielimy 6 000/ 3 000 = 2. W dniu rozwiązania umowy mnożymy 2 x 4 000 zł. Najemca powinien po waloryzacji otrzymać zwrot kaucji w wysokości 8 000 zł.

Podsumowanie – zasady RentPlanet rozliczenia kaucji zgodnie z umową:

• Przegląd mieszkania po okresie najmu – najemca i przedstawiciel RentPlanet bardzo dokładnie sprawdzają stan mieszkania (ściany, podłogi, armatura, oświetlenie, meble, sprzęty kuchenne, sprzęty RTV i inne elementy wyposażenia). 
• Lista uwag – w trakcie przeglądu sporządzamy pisemnie listę uwag wzbogaconą o zdjęcia zniszczeń czy szkód (np. brak niektórych sprzętów). Pamiętajmy jednak, że lokator nie musi podpisywać protokołu zdawczo-odbiorczego. Nie jest to warunkiem zakończenia umowy najmu.
• Koszt ewentualnych napraw – jeżeli podczas najmu zostały naruszone warunki umowy dotyczące stanu lokalu, wynajmujący może pokryć z kaucji koszty niezbędnych napraw. Muszą one jednak być uzasadnione i zgodne z zawartą wcześniej umową najmu.
• Powiadomienie o kosztach i potrąceniu kaucji – jeżeli planowane jest potrącenie części kaucji, powiadamiamy najemcę o uzasadnionych kosztach i informujemy o pobraniu ich z kaucji.
• Zwrot kaucji – zgodnie z prawem kaucja zwracana jest w ciągu 30 dni od dnia rozwiązania umowy z uwzględnieniem waloryzacji

Podstawą sprawnego rozliczenia kaucji jest precyzyjne określenie w umowie najmu obowiązków najmującego. Drugim elementem jest sporządzenie na początku najmu protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania zawierającego spis i zdjęcia sprzętów. Taki dokument podpisany przez obie strony ułatwia rozliczenie przy rozwiązywaniu umowy. 

Podsumowanie 

Aby ustrzec się ewentualnych problemów przy odbiorze i rozliczeniu mieszkania po wynajmie, należy od początku cały proces prowadzić prawidłowo. Istotne są dobrze przygotowana umowa najmu, protokół zdawczo – odbiorczy, szczegółowe sprawdzenie stanu lokalu i statusy rozliczenia całego najmu.

Pamiętajmy, że roszczenia właściciela wobec najemcy dotyczące szkód w mieszkaniu przedawniają się po roku od rozwiązania umowy. Umiejętne rozwiązanie najmu ma ogromne znaczenie zarówno dla najemcy, jak i właściciela lokalu. Wyspecjalizowana w zarządzaniu najmem firma RentPlanet wprawnie porusza się w regulacjach prawnych. Nasi specjaliści praktycznie doradzą, czego się wystrzegać i na jakie elementy zwracać uwagę. Pomogą wygodnie i bezpiecznie przejść cały proces.

Skontaktuj się ze specjalistą RentPlanet:

T: +48 71 75 501 50 infolinia

E: biuro@rentplanet.pl