Co powinna zawierać umowa najmu lokalu mieszkalnego w przypadku najmu krótkoterminowego?

Jeśli chcemy zarabiać przeznaczając na wynajem posiadane mieszkanie lub apartament, najbardziej atrakcyjną formą uzyskiwania wysokiego dochodu jest wynajem krótkoterminowy. Wielu właścicieli postanawia powierzyć zarządzanie wynajmem swojej nieruchomości wyspecjalizowanym operatorom zewnętrznym. Dzięki temu mogą uzyskiwać wyższy dochód, nie poświęcając na to swojego cennego czasu. Myślisz o tym samym? Sprawdź, co powinna zawierać umowa najmu lokalu użytkowego z firmą, która będzie pośredniczyć w sprzedaży pobytów w twoim mieszkaniu. 

Posiadanie nieruchomości inwestycyjnej na wynajem wiąże się z szeregiem obowiązków, szczególnie, jeśli planujemy zarabiać na wynajmie krótkoterminowym. Korzystnym rozwiązaniem bardzo często okazuje się zatrudnienie firmy, która wyręcza właściciela w zarządzaniu nieruchomością, pozyskiwaniu gości oraz ich kompleksowej obsłudze. Wszelkie działania z operatorem rozpoczyna umowa najmu mieszkania, która szczegółowo określa m.in. zasady podziału przychodów z najmu oraz zabezpiecza interes obu stron. I to właśnie jest dobry moment, aby wybrać najbardziej odpowiedni model współpracy.

Umowa najmu mieszkania – co zawiera podstawowy wzór?

W przypadku najmu krótkoterminowego, właściciel nieruchomości zawiera z operatorem długoterminową umowę wynajmu lokalu mieszkalnego. Następnie firma zarządzająca podnajmuje mieszkanie turystom czy gościom biznesowym na podstawie dokonanych rezerwacji na pobyty kilkudniowe,  poprzez portale rezerwacyjne czy własne kanały sprzedaży.

Podstawowy wzór prostej umowy wynajmu mieszkania powinien zawierać:

• dane stron umowy (imiona i nazwiska, numery dowodów osobistych, adresy zamieszkania, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej – NIP stron i adres firmy)
• data i miejsce zawarcia umowy
• określenie przedmiotu najmu (dokładny adres, informację o powierzchni użytkowej i stanie prawnym, nr Księgi Wieczystej)
• prawa i obowiązki stron umowy 
• określenie terminu najmu
• warunki wypowiedzenia umowy wraz z określeniem długości okresu wypowiedzenia
• podpisy stron

W przypadku przekazywania mieszkania w zarządzanie zewnętrznej firmie, w dokumentach rozpoczynających współpracę należy zawrzeć jeszcze szereg innych, istotnych elementów, dotyczących m.in. aspektów finansowych.

Jakie elementy powinna zawierać umowa najmu lokalu mieszkalnego?

Umowa między właścicielem lokalu a firmą zarządzającą powinna bardzo dokładnie określić model współpracy, który ma ogromny wpływ na rentowność inwestycji związanej z najmem krótkoterminowym. Dwa najbardziej popularne modele rozliczeń pomiędzy stronami umowy to:

• prowizja od przychodu z najmu
• comiesięczne wynagrodzenie o stałej wartości

W tym zakresie właściciele powinni zdecydować się na opcję, która pozwoli na uzyskanie najlepszego możliwego zwrotu z inwestycji. Dane z rynku najmu krótkoterminowego zdecydowanie wskazują, że najbardziej bezpiecznym dla inwestora rozwiązaniem jest wynagrodzenie w postaci prowizji od przychodów z wynajmu nieruchomości.

Kolejnymi ważnymi elementami umowy wynajmu mieszkania są dokładnie opisane prawa i obowiązki obu stron umowy. W dokumencie warto również zawrzeć procedurę realizacji napraw usterek, które mają miejsce w trakcie lub po pobycie gości w apartamencie.

Umowa ustala również kwestię pobytów właścicielskich, czyli sposób wykorzystywania mieszkania na własne potrzeby przez inwestora. Oznacza to, że w praktyce właścicielowi przysługuje określona liczba dni w apartamencie, przeznaczona na własny użytek. Pobyty właścicielskie obejmują z reguły okres od 7 do 28 dni w roku, jednak wielu inwestorów decyduje się również na ustalenia indywidualne. Zdarzają się także zapisy w umowach, które całkowicie wykluczają pobyt właścicieli w apartamencie lub umożliwiają pobyty bezterminowe.

Forma umowy najmu lokalu

Umowa wynajmu lokalu mieszkalnego pomiędzy właścicielem a firmą zarządzającą ma charakter sformalizowany. W praktyce podstawową formą zawierania umów najmu nieruchomości są umowy zawierane na piśmie. Według kodeksu cywilnego (art. 660) najem lokalu na czas dłuższy niż 1 rok wymaga właśnie takiej formy.

Umowa najmu lokalu pomiędzy stronami może zostać sporządzona w tradycyjnej formie papierowej, która musi być opatrzona podpisem własnoręcznym. Jednak w dobie cyfryzacji, polskie prawo dopuszcza przygotowanie jej także w formie elektronicznej. W tym przypadku dokument elektroniczny (np. PDF) podpisywany jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym z zastosowaniem znacznika czasu, który nadaje dokumentowi elektronicznemu datę pewną w rozumieniu kodeksu cywilnego. Takie rozwiązanie niezwykle ułatwia zawieranie umów na odległość i znacznie skraca czas przeznaczony na załatwienie formalności.

Czas umowy najmu lokalu

Przekazując mieszkanie lub apartament w zarządzanie firmie zewnętrznej, właściciel może negocjować warunki umowy w zakresie czasu jej trwania. Na polskim rynku pojawiają się zapisy w umowach, na bazie których inwestor może przekazać operatorowi lokal mieszkalny na okres od kilku miesięcy do nawet 10 lat.

Ogólnopolski operator, jakim jest RentPlanet, stosuje umowy zawierane na okres minimum 12 miesięcy. Pozwala to na analizę sytuacji wyjściowej oraz wstępną symulację zysków po jednym roku współpracy z uwzględnieniem prognozowanych trendów rynkowych.

Czynsz umowy najmu lokalu

W umowie najmu krótkoterminowego należy uzgodnić kwestię rozliczeń czynszu i opłat za energię elektryczną, wodę, gaz, ogrzewanie czy odbiór odpadów. W skład opłat eksploatacyjnych mogą wejść także opłaty za Internet czy telewizję.

Firmy działające na polskim rynku najmu krótkoterminowego regulują te kwestie bardzo indywidualnie, a rozliczania czynszu i opłat eksploatacyjnych zależy od modelu współpracy z operatorem. W przypadku współpracy z RentPlanet opłaty te leżą po stronie właściciela nieruchomości.

Protokół do umowy najmu lokalu

Wraz z zawarciem umowy wynajmu mieszkania lub apartamentu, operator przygotowuje protokół zdawczo-odbiorczy lokalu. W dokumencie uwzględniane są wszystkie elementy wyposażenia mieszkania (zarówno ruchome, jak i nieruchome), które zostają przyporządkowane do poszczególnych pomieszczeń. Firma zarządzająca przygotowuje ponadto pełną dokumentację fotograficzną, która jest załączana do protokołu.

Jeżeli w momencie podpisania umowy z właścicielem, w lokalu mieszkalnym zauważalne są uszkodzenia lub zniszczenia, powinny one zostać wpisane do protokołu. Taki dokument zostaje zatwierdzony zarówno przez samego inwestora, jak i operatora.

Kaucja w umowie najmu

Powszechną praktyką na rynku najmu krótkoterminowego jest pobieranie kaucji od gości, którzy korzystają z apartamentu, a przy tym bardzo często rotują. Depozyty mogą być zabezpieczane na różne sposoby, np. w formie pre-autoryzacji na karcie płatniczej. Operatorzy stosują także transakcje gotówkowe, podczas których kaucja jest zabezpieczana przy zakwaterowaniu i zwracana w momencie wykwaterowania gości. Oczywiście, jeśli mieszkanie zostało oddane w stanie nienaruszonym.

Prawa i obowiązki najemcy

W momencie zawierania umowy najmu krótkoterminowego, właściciel ustala z operatorem kwestie obsługi najemców, czyli gości, którzy będą wynajmować mieszkanie. Warto tutaj pamiętać, że każdy gość otrzymuje dostęp dokładnie do tego apartamentu, który zarezerwował, np. poprzez portal rezerwacyjny. Ma on zatem prawo do egzekwowania zgodności stanu mieszkania z opisem i zdjęciami, które były dostępne podczas procesu dokonywania rezerwacji.

Z drugiej strony każdy gość zobowiązuje się do postępowania zgodnie z regulaminem, który został przez niego zaakceptowany w trakcie dokonywania rezerwacji. Firma zarządzająca apartamentem udostępnia taki dokument m.in. na swojej stronie internetowej, podczas procesu dokonywania rezerwacji oraz bezpośrednio w samym lokalu. W tym zakresie gość zobowiązany jest m.in. do przestrzegania ciszy nocnej i korzystania z lokalu we właściwy sposób.

Powszechną praktyką jest zakaz organizacji imprez bezpośrednio w mieszkaniu czy całkowity zakaz palenia. W przypadku zniszczeń lub uszkodzeń,  gość ponosi koszty przywrócenia mieszkania do stanu poprzedniego.

Obowiązki wynajmującego

Korzystanie z pomocy operatora zarządzającego w wynajmie krótkoterminowym niesie za sobą szereg korzyści dla właściciela. Podpisanie umowy najmu mieszkania sprawia, że wszelkie obowiązki dotyczące wynajmu leżą po stronie firmy zarządzającej. Do tych obowiązków należą m.in. zarządzanie rezerwacjami, procedury meldunkowe, obsługa gości czy rozliczanie płatności za pobyt.

W praktyce właściciel może zapomnieć o obowiązkach względem własnego apartamentu i poświęcić swój czas na realizację innych celów. Jedynym wymogiem ze strony operatora może być opłacanie w terminie czynszu i kosztów eksploatacyjnych.

Prawa wynajmującego

W momencie przekazania lokalu w zarządzanie, firma obsługująca najem krótkoterminowy odpowiada w pełni za zachowanie i działanie gości w lokalu mieszkalnym. Inwestor, czyli właściciel, może zatem domagać się od operatora napraw usterek lub zniszczeń, powstałych z winy gości, w jak najkrótszym czasie.

Podsumowanie

W przypadku inwestycji w nieruchomości, korzystną formą dodatkowego zarobku jest najem krótkoterminowy. Umowa z firmą zarządzającą takim wynajmem, np. RentPlanet, może odciążyć właściciela praktycznie ze wszystkich obowiązków związanych z rezerwacją, obsługą gości, rozliczeniem pobytu, utrzymaniem porządku, itp. Dzięki powierzeniu swojej nieruchomości w zarządzanie operatorowi wyspecjalizowanemu w wynajmie krótkoterminowym, właściciel może uzyskiwać comiesięczny, wysoki dochód pasywny.

Wybierając operatora dla własnego mieszkania, warto obrać model współpracy, w którym zysk dla właściciela naliczany jest od zysku wypracowanego przez firmę zarządzającą. Takie podejście sprawia, że operator dokłada wszelkich starań, aby dokonywanych rezerwacji było jak najwięcej. Przy jednoczesnej optymalizacji procesów i cen za pobyt, wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych i aktywnym marketingu, najem krótkoterminowy realizowany jest z korzyścią dla obu stron.

Jesteś inwestorem? Poszukujesz firmy, która pomoże ci zarządzać mieszkaniem w wynajmie krótkoterminowym?

Skontaktuj się z ekspertem RentPlanet i przygotuj się na zysk!

T: +48 71 75 501 50 infolinia

E: biuro@rentplanet.pl